Специалисты Роструда в ответах на портале «Онлайнинспекция.РФ» (вопросы № 255793 от 30.09.2026 и № 255841 от 01.10.2026) разъяснили, как правильно оформлять инструктажи по охране труда, когда сотрудники и их руководители находятся на удалении друг от друга.
Гибкость в документообороте — за работодателем.
Согласно Правилам обучения по охране труда (утв. постановлением Правительства РФ № 2464), конкретная форма и порядок регистрации инструктажей не установлены на федеральном уровне. Работодатель вправе самостоятельно утвердить их локальным нормативным актом. Это открывает возможности для адаптации процессов под нужды конкретной компании.
Что нужно делать на практике:
1. Отказаться от единого журнала. Вместо одного общего журнала для всех можно использовать принцип «один лист — один сотрудник». На каждого работника готовится отдельный документ с необходимыми реквизитами и полями для подписей.
2. Собирать подписи последовательно. Если рабочее место сотрудника (например, пост КПП) находится далеко от руководителя, можно организовать процесс так: сначала в листке инструктажа расписывается работник, а затем документ передаётся руководителю для его подписи.
3. Вести два журнала параллельно. Вариант, когда для одного инструктажа используются два документа: в одном ставит подпись сотрудник, в другом — его непосредственный руководитель.
Важное ограничение: никакой «цифры»
Несмотря на все послабления в формате документов, есть строгое правило. Подтверждающие прохождение инструктажа документы должны подписываться работником лично на бумажном носителе. Трудовой кодекс РФ не допускает использования электронного документооборота для этих целей.
У работодателей есть законные инструменты, чтобы организовать процесс инструктажей для удалённых сотрудников удобно и без нарушения требований. Главное — закрепить выбранный порядок в локальном акте компании и не поддаваться соблазну уйти в «цифру».